نشانه‌هایی که می‌گوید اکسل و واتساپ دیگر برای ادارهٔ بیزینس کافی نیست

هیچ ایرادی ندارد که بیزینس با اکسل و واتساپ اداره شود. مشکل وقتی شروع می‌شود که بیزینس بزرگ‌تر شده اما ابزارها همان مانده‌اند، و کسی متوجه نشده که وقت تغییر رسیده است.

چرا این دو ابزار این‌قدر دوام می‌آورند

چون واقعاً کار می‌کنند. اکسل هر شکلی که بخواهید به خود می‌گیرد و آموزش نمی‌خواهد. واتساپ جایی است که مشتری از قبل آنجاست. بیزینس‌های جدی زیادی سال‌ها با همین دو تا پیش رفته‌اند و این عقل سلیم است، نه عقب‌ماندگی.

اما هر دو یک ضعف مشترک دارند: هیچ‌کدام نمی‌داند چه کسی مسئول چیست، و هیچ‌کدام سابقهٔ قابل اعتمادی از تغییرات نگه نمی‌دارد.

هفت نشانه که وقت تغییر رسیده است

• چند نسخه از یک فایل در گردش است و کسی نمی‌داند کدام درست است.
• کسی به‌اشتباه یک سطر را پاک می‌کند و راهی برای فهمیدن اینکه چه بود وجود ندارد.
• گزارش ماهانه یک روز کار دستی می‌برد و باز هم قابل اعتماد نیست.
• همان معلومات را در دو یا سه جای مختلف دوباره وارد می‌کنید.
• فقط یک نفر می‌داند فایل چطور کار می‌کند و همه به او وابسته‌اند.
• تصمیم‌های مهم بر اساس حدس گرفته می‌شود، چون رقم دقیق دیر می‌رسد.
• کارمند جدید هفته‌ها وقت می‌گیرد تا بفهمد کار چطور پیش می‌رود.

قدم بعدی همیشه نرم‌افزار نیست

بیشتر بیزینس‌ها فکر می‌کنند جواب، خریدن یک سیستم بزرگ است. اغلب نیست. سه کار ارزان‌تر معمولاً بیشتر تغییر ایجاد می‌کند:

• یک فایل یا یک جای مرجع برای هر موضوع، نه چند نسخهٔ پراکنده.
• مشخص‌کردن اینکه هر کار مال کیست و کی باید انجام شود.
• یک گزارش کوتاه و ثابت که هر ماه به یک شکل ساخته شود.

وقتی این سه چیز جا افتاد، تازه معلوم می‌شود که آیا واقعاً به نرم‌افزار نیاز دارید و کدام بخش کار باید خودکار شود.

چطور تغییر را بدون توقف کار انجام دهید

1. ۱از پرمشکل‌ترین بخش شروع کنیدهمان جایی که بیشترین وقت یا بیشترین اشتباه را می‌گیرد. یک بخش، نه همه‌چیز.
2. ۲روند فعلی را همان‌طور که هست بنویسیدنه آن‌طور که باید باشد. تغییر روی واقعیت ساخته می‌شود.
3. ۳یک ماه موازی کار کنیدروش قدیم و جدید با هم. اگر ارقام یکی نشد، دلیلش را پیدا کنید.
4. ۴بعد از جاافتادن، روش قدیم را ببندیددو سیستم هم‌زمان یعنی هیچ سیستمی.